Serviceminded og struktureret Office Manager søges til Story House Egmont

Vores Front Office har en central rolle i vores hus, hvor mange medarbejdere kommer forbi og stiller masser af spørgsmål; vi er løbet tør for kaffe, kan jeg købe en spisebillet, printeren virker ikke. Jeg mangler en flybillet. Der er beskeder, der skal gives videre, blade skal fordeles, bude kommer forbi med pakker – alt i alt er der perioder, hvor det hele bimler og bamler – og det kræver ro og overblik at bevare fokus, som du besidder. Evner du desuden at håndtere fortrolige opgaver, og har du i det hele taget god situationsfornemmelse, så har vi måske det rette job til dig.

Synes du, det lyder spændende? Så er du måske vores nye kollega.

Til vores Office Manager team søger vi en person, som stortrives med netop mange forskelligartede typer af opgaver. Du skal, i samarbejde med den anden medarbejder i vores Front Office, have lyst til at kaste dig ud i stort som småt og gerne med et engagement og drive, som smitter af på dine omgivelser. Som Office Manager er du ansvarlig for at styre og koordinere husets mange administrative aktiviteter samt sikre kontorrammerne for et godt og effektivt arbejdsmiljø. Du skal være selvstændig og tænke struktureret samt være proaktiv i din tilgang til tingene.

Vores Front Office er et omdrejningspunkt i huset og det første, man møder, når man ankommer til vores dejlige lokaler. Det er er her, man som medarbejder får hjælp og/eller selvhjælp til stort og småt, og derfor er vores Front Office altid bemandet af vores Front Office Managers mellem 08.30 og 16.00.

Du skal kunne bevare overblikket, selv tage beslutninger, hjælpe og servicere organisationen med mange slags opgaver. Du er kendt for dit gode humør, og ord som imødekommenhed, effektivitet, selvstændighed, samarbejde og tålmodighed er lige dig. Du skal være med til at gøre hverdagen lettere for dine kollegaer og eksterne lejere på både redaktioner og øvrige afdelinger i huset. Og så skal du trives i et miljø, hvor forandringens vinde altid blæser.

Kollegaer med høj faglighed og kreative omgivelser
Din måske kommende arbejdsplads ligger på ydre Østerbro, hvor vi har indrettet os i lyse lokaler i det lækreste kontorlandskab i to etager. Du vil møde dygtige og passionerede kollegaer i et miljø, som er præget af høj faglighed, men samtidigt er uformelt. Vi har en fantastisk kantine, der bidrager til ekstra energi i løbet af dagen. Yderligere har vi bladordning, fitnessrum, massagetilbud og virkelig god kaffe.

Story House Egmont står bag de mest populære ugeblade, magasiner, børnetitler og velkendte livsstilshjemmesider samt digital abonnementservice. Vi er markedsledende inden for publishing-området i flere lande og har desuden også skabt en stærk portefølje af nordiske e-commerce virksomheder og marketing service bureauer, der skal sikre vækst og profitabilitet på langt sigt.

I teamet ligger blandt andet opgaver som

• Understøttelse af afdelingens daglige arbejde for redaktionerne
• Læsernes kontakt til redaktionerne pr. telefon og mail
• Rejsebestilling og rejseafregning
• Arkivering
• Kontering af fakturaer
• Fordeling af post og blade
• Kontakt til kantinen og bestilling af forplejning til diverse møder
• Tage imod gæster, der falder mellem to stole
• Sørge for at huset altid fremstår nydeligt og indbydende
• Arrangere møder, receptioner og andre små events
• Back up for og tæt samarbejde med husets facility management

Specifikt i din rolle ligger der desuden

• Administration af firmabiler, kreditkort, mobilabo. TDC, Fast Speed, Post Nord og andre leverandøraftaler
• Superbruger på diverse systemer, så som adgangssystem og brugeroprettelse
• Kontering af diverse fakturaer vedr. fx leasing, køkken, ejd. funktion

Vi forventer, at du

• Er struktureret
• Har økonomisk flair, da flere økonomirelaterede opgaver ligger hos dig (oplæring er en selvfølge)
• Er struktureret med en god portion ordenssans
• Yder en fantastisk service med smil i stemmen
• Har erfaring fra tidligere adm. stilling

Desuden er det en fordel, hvis du har erfaring med SAP Concur, Egencia, Microsoft 365 (Outlook, Teams), Adobe sign, som er programmer, der indgår i vores arbejde

Det er en deltidsstilling på 32 timer/ugen. Arbejdstiden er kl. 9-16, fredag kl. 9-16.30, og jobbet kræver fysisk tilstedeværelse, så hjemmearbejdsdage er ikke en mulighed.

Du kommer til at referere til vores direktionssekretær og teamleder for vores Front Office, Ida Sandberg.

For at din ansøgning skal komme i betragtning, bedes du benytte linket her på siden.

Vi glæder os til at høre fra dig.